Dans une administration, institution publique ou une entreprise, les documents, qu’ils soient sur support papier ou dématérialisés sous formes de bits sur une clé USB ou un disque dur, doivent être stockés pendant un laps de temps déterminés par la législation en vigueur.
Celle-ci précise que chaque typologie de documents doit être gardée un an ou plusieurs années pour que l’administration puisse opérer des contrôles fiscaux, comptables ou autres.
Bien évidemment, une fois que ces documents sont parvenus au bout du délai de légal de conservation, ils peuvent être détruits afin de laisser de la place vacante pour ceux qui devront être à leur tour archivés. Mais cette destruction ne peut pas se faire n’importe comment.
Comment procéder à la destruction d’archives confidentielles ?
A quel type de professionnel s’adresser ?
Destruction archives confidentielles : tous secteurs, tous supports
Tous les secteurs, aussi bien privés (entreprises, associations, …) que publics (administrations, établissements de santé publique, institutions…) sont soumis à la même règle, celle de conserver leurs documents de travail (comptables, juridiques, commerciaux,…) pendant un temps donné.
Des copeaux inutilisables résultat d’une destruction archives confidentielles
Ces entités doivent tout d’abord allouer un espace dédié pour l’entreposage de ces archives selon des règles très strictes (emplacement, ventilation et chauffage du local, hauteur et largeur des rangées d’étagères…). Elles sont ensuite obligées d’affecter une ou plusieurs personnes à la maintenance de ces archives.
Les supports de documents sont également très différents. Si, auparavant, les documents papier étaient majoritaires, d’autres supports d’informations numériques ont fait leur apparition depuis une vingtaine d’années. L’avantage immédiat est le gain de place mais cependant, ces supports d’informations ne peuvent pas être passés au travers d’un broyeur de documents de bureau. La destruction de ce type d’archives doit être confiée à un professionnel.
La destruction archives confidentielles en mode pro
Dans le cas d’un entreprise de taille importante, d’une administration de grande ville ou de tout autres entités comprenant une salle d’archives entièrement dédiée au stockage des documents qui ne servent plus, la destruction d’archives confidentielles doit être confiée à un professionnel du secteur.
Celui-ci enverra tout d’abord un conseiller pour évaluer les moyens à mettre en oeuvre. Si votre salle est située en étage, l’acheminement des archives confidentielles se fera peut-être par une fenêtre, ce qui suppose un équipement adéquat pour ce genre d’intervention.
Dans le cas de destruction d’archives confidentielles, le professionnel vous proposera certainement une mission « on-site ». La plupart des spécialistes de destruction de documents sont dotés de camions broyeurs qui peuvent effectuer la mission devant la porte de votre établissement. Ces camions peuvent aussi bien broyer du papier que d’autres supports d’informations confidentielles (disques durs, clés USB, serveurs, bandes magnétiques, disquettes, CD-ROM et DVD-ROM,…).
Il s’occupe ensuite de l’acheminement des copeaux de papier, de métal ou de plastique dans un centre ICPE (Installation Classée pour la Protection de l’Environnement) où les matières seront triées puis recyclées le cas échéant.
Afin d’alimenter vos dossiers de suivi qualité environnement, vous devez disposer de tous les documents attestant du déroulement effectif de la mission de destruction d’archives confidentielles.
Il vous sera remis un certificat de destruction Cerfa ainsi qu’un bordereau de suivi de déchets à produire devant les autorités compétentes.
