Voici 10 astuces qui vont vous aider pour l'organisation d'un salon ou d'un évènement: Tour de France, journée portes ouvertes…
Dans cette série d'articles consacrés à l'organisation d'un salon ou d'un évènement (Tour de France, journée portes ouvertes..), nous avons la chance d'avoir les 10 conseils de Lucie Calonne qui nous donne ses trucs et astuces afin que votre évènement soit un succès.
La communication événementielle est un vecteur essentiel de la communication externe d’une entreprise. Ainsi, elle permet, à différents acteurs (actionnaires, salariés, clients, revendeurs relais d’opinion…), de se retrouver en un même lieu pour parler d’un sujet précis.
La plupart du temps, l’entreprise organisera une manifestation pour présenter de nouveaux produits ou pour tout simplement montrer son intérêt au sujet de la manifestation.
Voici ici 10 conseils à prendre en compte lors de l’organisation d’une manifestation :
-1 : Faîtes une check list : faîtes une liste, quelques semaines (voir plus ;-)) au préalable pour ne rien laisser passer de la manifestation. Par exemple, y inscrire tous les produits présentés, les collaborateurs présents, la liste des clients successibles d’y participer…
-2 : Le livret de l’exposant 1 : il est nécessaire de vous faire parvenir, au plus tôt, le livret de l’exposant de l’organisateur de la manifestation. Ici, vous pourrez tenir à jour votre check list, et surtout mettre à jour vos deadline pour rendre tous vos documents dans les temps.
-3 : Tenez vos deadline : le plus dur dans l’organisation d’un événement, c’est de tenir ses deadline, car plusieurs acteurs rentrent en jeu ! Le mieux, c’est de raccourcir vos deadline lorsque vous demandez vos documents et informations à vos collaborateurs.
-4 : Prévoyez une maquette : voyez avec votre standiste de vous monter une maquette de votre futur stand. En effet, la plupart d’entre eux vous envoi les plans, mais une maquette à l’échelle vous permettra de vérifier au mieux la tenue de votre stand, et cela évitera les mauvaises surprises le jour « j ».
-5 : Le livret de l’exposant 2 : préparez vous-même un livret de l’exposant, dans lequel vous définirez la tournure de l’événement (les produits présentés, l’accès au salon, les tenues vestimentaires, les horaires…). Ainsi, vous simplifierez la vie de vos collaborateurs, et surtout les questions et renseignements de dernière minute !
-6 : Les accès : prenez vos badges et accès salon à l’avance. N’oubliez pas les clients « VIP » qui n’aiment pas attendre et encore moins faire la queue. Vérifiez votre liste 10 fois s’il le faut et avec tous vos collaborateurs.
-7 : Promotion externe : prévenir vos clients et essentiel, mais ramener de nouveaux clients est encore mieux ! Essayez une insertion publicitaire dans la presse spécialisée à votre manifestation ou travaillez avec l’organisateur du salon pour faire parler de vous (catalogue sur place, enseigne…)
-8 : Promotion interne : les salariés d’une entreprise ont besoin de savoir de ce leur entreprise fait lorsqu’elle communique ; cela les valorise en quelques sortes. Indiquez donc toutes les informations possibles de votre futur événement dans le journal interne, l’intranet, par mail informatif…
-9 : Vérifiez la veille : les aménagements d’un stand ont souvent lieu la veille du jour « j ». Prenez donc votre après midi pour vérifier de vous-même la bonne mise en place de votre futur stand, et donnez des directives si nécessaires (après tout, personne ne connaît mieux votre stand que vous !!).
-10 : Préparez une trousse de « secours » : j’entends par trousse de secours, une trousse dans laquelle vous trouverez des petits outils bien nécessaires en cas de force majeure (comme dans 99% des cas !). Mettez-y des ciseaux, des stylos, des cutters, du scotch, rallonges multiprises, patafix…
– Attention à bien flêcher les lieux et surtout l'entrée avec des GROS panneaux… Une des erreurs est de prévoir un lieu très bien agencé, mais d'oublier d'envoyer un plan détaillé par email / site internet… Et ne vous fiez pas au GPS, la fiabilité n'est pas encore certaine (déjà vu à Bordeaux où un superbe château rénové n'était sur aucune carte GPS…).
– Choisissez un lieu facilement accesssible plutôt qu'un lieu prestigieux. Par exemple fuyez les centres villes des grandes aglomérations comme Marseille qui sont de véritables repoussoirs pour toutes les personnes extérieurs au centre ville. Un exemple concret est un grand hotel de Marseille près de la plage qui est magnifique, mais où il faut au moins 1h pour y accéder.
-Si vous voulez attirer des revendeurs, préparez une matinée/soirée motivante: lieu original + cadeau pour tout le monde + bonus. Le bonus peut être une conférence, un atelier cuisine, magicien, dessinateur… N'oubliez pas que tout le monde doit repartir avec un cadeau.
– Préparez de la PLV pour personnaliser votre espace : affiches, kakémono, boites géantes (80 € / pièce)… pour décorer la salle à vos couleurs.
– Prévoyez des micro-cravatte / micro sans fil et des haut parleurs pour vos intervenants, cela leur évitera d'avoir la voix cassée au bout d'une heure.
– Si vous avez des partenaires et que vous organisez une matinée, faites une pause à 10H30 pour permettre à vos clients de visiter les stands de vos partenaires (et de souffler un peu).
– Faites vos interventation à deux personnes (1 qui fait la démo et l'autre qui pose des questions), cela permet de faire des présentations plus vivantes.
– Si vous organisez un Tour de France avec beaucoup de matériel et de part, faites appel à un régisseur qui fera l'installation et le démonatage pour vous, cela vous évitera beaucoup de stress et de fatigue. De même faites appel à une hotesse qui fera l'accueil, qui distribuera des badges et passera le micro lors des questions réponses. Et pour les membres de l'entreprises prévoyez-leur un "Road Book" avec les hôtels ou dormir (+ horaires de train/avion) et les lieux des présentations. A noter que pour diminuer vos frais il est conseillé d'inviter des partenaires qui participeront aux frais de manière plus ou moins importante selon l'intervention (ex: le prix pour un simple stand, n'est pas le même que pour une prise de parole entre vos démonstrations).
– Prévoyez toujours deux vidéos projecteurs, et un PC de rechange au cas où (attention: avec Windows Vista l'affichage sur vidéo projecteur est parfois capricieux, faites attention à bien vérifier la résolution et la sortie à partir du portable… ou utilisez Windows XP). Pour vos powerpoint, les graphiques sur Mac ou Office 2007 sont bien plus agréables à lire.
– Filmez une de vos interventions pour ensuite la diffuser sur votre site internet.
– Le taux d'absentéisme étant généralement de 50 à 60% par rapport au nombre d'inscrits, prévoyez plusieurs niveaux de relances : a J-7 (appel téléphonique de confirmation), à J-3 (envoi d'un emailing avec le plan), à J-1 par téléphone et à J par SMS.
– Demandez à vos participants de s'inscrire eux même : si vous les inscrivez ils auront moins de scrupules à ne pas venir, et surtout vous risquez de voir vos commerciaux les inscrirent "de force" pour atteindre leur objectifs.
– Attention à la qualité des petits fours si vous organisez une collation après votre animation. Il faut prévoir entre 3 (radin) et 6 (généreux) pièces par personnes… sachant que les traiteurs en mettent généralement moins car entre le nombre de présents est généralement inférieur aux prévisions.
– A la fin de votre animation faites toujours un débriefing pour analyser ce qui a fonctionné ou pas.
– Si vous louez un hotel ou une salle, attention au décollage des affiches sur les murs… Le double face colle très bien, mais il a aussi tendance à arracher la peinture !! Préférez la Patafix qui colle aussi bien mais qui se décolle plus facilement.
– Attention aux sites internet prometteurs... Parfois il y a des surprises à l'arrivée dans le lieu (exemple concret à Aix en Provence : un hôtel 3 étoiles nous avait accueilli pour un prix très modeste, nous avons compris pourquoi: le lieu venait de ré-ouvrir après 2 ans sans occupation les murs des salles de réunions étaient sales et cela sentait fortement le moisi… sans parler de WC dans un état lamentable !).
– Prévoyez toujours 15 à 30 minutes entre le début théorique et le début réel… les français sont toujours en retard ! Mais pas plus, sinon vos invités seront en retard la prochaine fois, et ceux qui arrivent à l'heure ne seront pas contents…
– Posez sur les chaises des participants 1 crayon + 1 bloc note + votre questionnaire de satisfaction (afin d'améliorer votre prestation si nécessaire).
– Imprimez votre liste des inscrits (pointage dès l'entrée) et prévoyez des badges (différents des membres de la société).
– Si vous organisez une matinée simple (juste votre société sans autre intervenants, pas de sono et toute la présentation se déroulant dans une même salle) vous pouvez arriver 1h avant le début pour faire la mise en place et les réglages. Mais si vous avez une sono et des micros à régler, des stands partenaires à installer ou plusieurs salles à gérer… il vaut mieux arriver le jour avant pour tout préparer et ne pas être stressé par les imprévus de dernière minute.
– Si vous avez des partenaires qui interviennent lors de votre matinée, n'oubliez pas que c'est votre société qui doit faire la dernière présentation puis conclure la matinée.
Voici un planning classique d'une matinée de démonstration :
8h30 Accueil avec café et viénoiseries (pour éviter les embouteillages, sachant que sur Paris c'est plutôt vers 9h qu'il faut commencer !)
9h15 début réel de la matinée (9h sera annoncé dans le programme) avec le sommaire de la matinée, la présentation des intervenants…
9h20 début de la présentation (avec 2 personnes pour plus de dynamisme)
10h20 fin de la première intervention (séance de questions/réponses et éventuellement interventions de vos partenaires) et pause de 15 minutes.
10h35 : Deuxième intervention
11h35 : Conclusion de la matinée
11h40 : Animation
12h15 : Cocktail de clôture
13h30 : Fin de la matinée de démonstration
Et voici le matériel à utiliser pour 1 présentateur et 2 démonstrateurs : 1 console de mixage (entrée de gamme), 2 enceintes sur pied, 2 micro sans fil et & micro cravatte (ou micro sur pied), 1 écran (2,25m sur 3), 1 vidéo projecteur (1024 x 768 mini), 1 zapette pour PC (pour passer les slides sans toucher au PC), 1 appareil photo numérique / camescope (pour prendre des photos de l'évènement, ou mieux le filmer). En option un pupitre (pratique pour poser ses notes ou pour les personnes peu habituées à parler en public) et une urne pour un jeu concours.
Le budget pour une série de matinée est forcément très variable, néanmoins voici les principaux postes de dépenses pour une petite matinée: location de la salle (1000 à 1500 €), nuit d'hôtel (70 € mini), train/avion (100 €), taxi (45 €), goodies clients (2 € x personnes, par exemple un bloc et un stylo), un beau cadeau avec tirage au sort…
Plus d'infos sur :
– http://www.ebminfo.com/page00010121.html
– http://www.regus.fr/go/salledeformation?ls=1
– …
Pour la décoration voici quelques exemples de PLV: Affiches (éventuellement des A3 imprimées sur un imprimante laser couleur), kakémonos, affichettes pour indiquer le lieu (flêche gauche et droite),
– Selon l'objectif de votre salon, organisez un jeu concours pour générer du trafic (mais attention il sera non qualifié).
– Sur un salon, si vous faites des démos produits, utilisez un grand écran plat collé au mur et du son pour attirer le chaland.
Les relations presse sur un salon par Arnaud Meunier (source : www.arnaudmeunier.com)
En complément de l'organisation logistique d'un salon, voici un article extrait de l'excellent blog d'Arnaud Meunier qui explique comment gérer ses relations presses lors d'un salon.
Les salons professionnels sont des moments très importants en matière de relations presse, car de nombreux journalistes en profitent pour rencontrer les entreprises. Voici donc quelques idées à prendre en compte pour votre prochain salon.
1°/ Quid du communiqué d’avant salon
Faut-il envoyer un communiqué avant le salon pour annoncer les nouveautés qui seront dévoilées ? La réponse est délicate et dépend bien entendu de la nouveauté en question. Dans certains cas, cela peut s’avérer utile pour motiver les journalistes et les lecteurs à venir sur votre stand, notamment pour les titres qui publient des dossiers d’avant salon. Personnellement, je pense qu’il est préférable dans la majorité de ne pas trop communiquer avant pour deux raisons : d’une part, parce que l’effet de surprise est diminué et puis parce que souvent, on est cité dans le dossier qui annonce mais pas dans celui qui fait le bilan du salon. Or, le second a quand même plus de poids.
2°/ N’oubliez pas l’espace Presse
Dans la majorité des salons, un espace presse est disponible. C’est un espace clos, dans lequel les journalistes peuvent trouver de l’information. Il est donc très important de déposer soit à l’avance, soit le jour de l’ouverture, vos documents de presse afin de vous assurer que vos informations seront bien utilisées par les journalistes. Personnellement, j’y passe tous les matins pour m’assurer qu’il ne manque aucun communiqué ou dossier.
3°/ Prévoir un large éventail de communiqués et dossiers
Il ne faut pas hésiter à présenter des communiqués ou des dossiers un peu plus anciens qui restent toujours d’actualité. Les journalistes reçoivent tellement d’informations qu’ils oublient très souvent vos précédentes informations. Il faut donc prévoir de laisser à chaque journaliste, un jeu de communiqués ou dossiers avec vos coordonnées.
4°/ Organiser un point presse
En fonction de la nouveauté que vous présentez, il peut s’avérer utile d’organiser un point presse afin de réunir à un même moment tous les journalistes. Il faut savoir que tous ne pourront pas être présents à ce point presse. Il faut donc prévoir de recevoir à côté d’autres journalistes. Dans la majorité des cas, il est préférable de prévoir une personne qui se charge de recevoir et de présenter votre stand aux journalistes. Des rendez-vous individuels sont souvent plus riches pour tout le monde.
5°/ Faire le bilan
Après le salon, il faut faire un point de tous les contacts rencontrés pour mettre à jour votre fichier de journalistes et envoyer les informations complémentaires demandées par des journalistes.
