Au cours de l’existence sociale d’une entreprise, il est fréquent que l’adresse de son siège social puisse changer de lieu, et ce peu importe les raisons pouvant entraîner cette action. Rappelons que le siège social est l’adresse administrative d’une société, obtenue à l’issue d’une étape importante et obligatoire lors de sa création : la domiciliation.
Afin que le transfert de siège social ne puisse être entaché d’irrégularités, l’entrepreneur doit se soumettre à la réalisation de certaines procédures cruciales et ces dernières peuvent s’effectuer en ligne. Notons que l’adresse du siège doit impérativement être inscrite sur les statuts de la société et par conséquent, la modification statutaire fait partie des étapes à suivre pour que ce transfert puisse avoir lieu. De nos jours, toutes les formalités relatives à cette action peuvent être effectuées en ligne.
1- Les généralités sur le siège social d’une entreprise
• La notion de siège social
Avant même de répondre à la question « Comment changer d’adresse de domiciliation ? », il convient de définir la notion de siège social. Légalement parlant, toute entreprise, quelle que soit la forme juridique qu’elle revêt, doit obligatoirement posséder une adresse de siège social en effectuant la procédure de la domiciliation. Par définition, le siège social est l’adresse professionnelle d’une société, qui va correspondre à son adresse administrative, juridique, fiscale, mais aussi sociale. C’est le lieu où se situe sa direction effective et l’organe par lequel toutes les décisions relatives à son fonctionnement et à sa gestion sont prises. Il faut cependant savoir que cette adresse ne va pas obligatoirement correspondre au lieu où s’exploite l’activité professionnelle de l’entreprise. Ce dernier peut se situer à un tout autre endroit.
• Intérêt de l’obtention du siège social et importance des procédures relatives à son transfert
Comme il a été susmentionné, posséder cette adresse est indispensable pour une société. Ce caractère obligatoire peut se justifier à travers plusieurs éléments à savoir :
• Indispensable pour l’obtention d’une immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au registre des métiers (RM) ;
• Utile pour identifier en premier la nationalité de l’entreprise, ensuite, la législation à laquelle elle sera soumise et enfin le tribunal compétent pour trancher tout litige lié à elle.
En outre, elle sera inscrite sur tous les documents officiels de la société. Alors, l’entrepreneur doit essayer de trouver une adresse de prestige, dans des quartiers connus et populaires afin d’attirer le plus de clients et de collaborateurs possible. Concernant les choix existants, il aura diverses alternatives : il peut domicilier son entreprise à son domicile personnel sous conditions bien évidemment, il peut également choisir un local professionnel, mais aussi se tourner vers les incubateurs d’entreprises appelées communément « pépinières d’entreprises ». En dernier lieu, il peut faire appel au service d’une société de domiciliation pour installer son entreprise dans des adresses plus prestigieuses.
On a pu constater que ce siège social est un élément majeur qui dictera le fonctionnement, la gestion et, entre autres, l’avenir d’une entreprise. C’est pour cette raison qu’il ne faut surtout pas négliger son transfert vers une autre adresse, puisque d’une manière ou d’une autre, la société ne pourra plus exploiter son activité professionnelle sans avoir de siège social.
2- Le transfert proprement dit : les étapes importantes à effectuer en ligne
À l’instar de la création d’entreprises, il est également indispensable de suivre des règles importantes pour transférer l’adresse de siège social à travers une succession de procédures, réalisées étape par étape, en suivant un ordre prédéfini. Toutes les procédures peuvent s’effectuer en ligne, par l’entrepreneur lui-même ou par l’intermédiaire d’un prestataire de service (un professionnel dans le domaine de la domiciliation par exemple).
Pour le premier cas de figure, l’entrepreneur doit se rendre sur internet afin de trouver les documents nécessaires à remplir comme le procès-verbal de transfert de siège par exemple. Par contre, lorsqu’il décide de faire appel à un professionnel, il doit fournir tous les documents nécessaires à cette dernière afin qu’elle puisse effectuer ses tâches. L’entreprise est libre de décider du niveau d’implication du prestataire. En effet, les services peuvent se limiter uniquement à un simple accompagnement, mais peuvent aussi s’effectuer en intégralité à travers la réalisation de toutes les formalités administratives et juridiques relatives au transfert de siège. Dans tous les cas, il faut suivre les mêmes étapes.
• La prise de décision
Tout changement relatif à une entreprise doit forcément émaner d’une personne, qui prend les décisions adéquates. C’est bien évidemment le cas concernant le transfert de siège social. Il faut d’abord identifier le statut juridique de l’entreprise pour connaître le ou les décisionnaires par rapport au changement d’adresse. Ainsi, pour le cas d’une entreprise individuelle, c’est l’associé unique qui sera le décisionnaire.
En revanche, ce sont les associés qui décident pour les autres formes de société (les sociétés anonymes ou les SARL par exemple). Le déroulement se fait comme suit : les associés se réunissent en assemblée générale extraordinaire (AGE), à l’issue de laquelle sera décidé le transfert du siège social en exposant en premier lieu les motifs qui ont motivé ce choix, et ensuite en discutant des modifications à apporter aux statuts. Tout cela étant fait, il faudra ensuite établir un procès-verbal relatant toutes les décisions prises à l’issue de cette AGE.
• La modification des statuts
Comme il a déjà été mentionné, l’adresse du siège doit impérativement être inscrite sur les statuts. Dans ce cas, il faut obligatoirement les modifier et y mentionner la nouvelle adresse. Toutefois, comme la rédaction des statuts n’est pas une exigence légale pour les entreprises individuelles, cette étape n’a donc pas lieu d’être.
• Informer les tiers
Afin que le transfert du siège social puisse être opposable aux tiers, l’entrepreneur est tenu de publier un avis de transfert dans un support d’annonces légales. Si le changement d’adresse s’effectue dans le ressort d’un même tribunal (département identique), il suffit de publier un seul avis dans le JAL ou journal d’annonces légales du lieu du siège social. Tandis que dans le cas d’un changement de département, il faut publier deux avis : l’un dans le JAL de l’ancien département, et l’autre dans celui du nouveau qui dépend du ressort d’un autre tribunal.
• La déclaration modificative au RCS, par le dépôt de divers dossiers au CFE
Rappelons que c’est le rôle du CFE ou centre de formalités des entreprises de vérifier la régularité des documents fournis et de les transmettre ensuite au greffe du tribunal concerné. Cependant, l’entrepreneur peut directement se fier au greffe. Cette étape peut évidemment se faire en ligne. Cette pratique présente un avantage non négligeable, car l’entrepreneur gagnera beaucoup de temps par rapport à la voie normale qui consiste à se déplacer personnellement au greffe.
Les pièces à fournir sont les suivantes :
– La demande d’inscription modificative signée et complétée ;
– Un justificatif de jouissance des locaux du nouveau siège (contrat de bail par exemple) ;
– Les statuts modifiés et le procès-verbal de l’AGE (un exemplaire chacun) ;
– L’attestation de l’avis de transfert dans un JAL.Par ailleurs, si le changement s’effectue dans le ressort d’un autre tribunal (département différent), il faut joindre en plus une liste des sièges sociaux utilisés auparavant.