Je viens de passer une heure devant une porte dans l’attente d’un rendez-vous finalement annulé. Ceci est un exemple parmi d’autres, mais notre temps est compté, et loin d’être extensible, chaque tâche qui nous prend énormément de temps pèse sur le reste de notre journée. Au travail, comme à la maison,le temps passe trop vite. Beaucoup trop vite. Beaucoup d’entre nous établissent un liste sans pouvoir pour autant venir à bout des actions prévues pour la journée.
La solution n’est pas simple et détecter les « preneurs de temps » est déjà une étape. Étudions ensemble quelques piste:
Une avalanche d’e-mails
Ce qui devrait faciliter les échanges, rendre plus rapide les correspondances et permettre de transférer divers documents, s’est transformé en dévidoir pour messages en tout genre, qu’il va falloir trier pour y retrouver ses petits. Quand un message part vers de multiples utilisateurs, à l’autre bout du tuyau, il va falloir des heures pour traiter l’information et en extraire l’important. Les messages pour infos ou qui ne vous concernent pas envahissent votre boite de réception … il est urgent d’agir avant l’asphyxie.
Si vous n’avez pas un classement performant, il est difficile de retrouver le message dont vous avez besoin. Autant le supprimer, le résultat sera le même. Commencez par trois actes de tri : A traiter, Archivé, supprimer. Dans Archivé, vous pouvez ensuite mettre un peu d’ordre. Cependant restez simple sous peine de ne rien retrouver.Vous pouvez alors utiliser des règles simples d’archivage, par expéditeur, par thème, ou tout autre critères. Mettez en place un filtre anti-spam, Ce sera déjà ça de moins à traiter. Fixez-vous un créneau, une à deux fois par jour pour être concentré et plus performant dans cette tâche laborieuse. Si vous regardez votre boîte mail toutes les dix minutes, changez de comportement. Moins de stress, si il y a une urgence, on saura vous trouver.
Les réunions « perte de temps »
La réunionite est une maladie en vogue. Cela fait bien, mais mal conduite, elle s’éternise dans des palabres stériles. Tous le monde s’est déjà trouvé dans une réunion inutile. Levez-vous est partez !!! Votre temps est suffisamment précieux pour ne pas le perdre dans une réunion qui n’apporte rien, qui finalement ne vous concerne pas ou qui n’en finit plus. Plus facile à dire qu’à faire pour ne pas risquer de blesser les autres participants.
Si vous êtes l’animateur de cette réunion, fixez vous un ordre du jour précis et tenez-vous y. Écourtez les interventions inappropriées ou trop longues. Nommez au besoin un responsable des délais impartis. Il est chargé de clôturer le sujet en cours dans le timing fixé et de lancer le suivant. Tout le monde y sera gagnant. Si vous êtes simple participant, sélectionnez les réunions auxquelles vous participez: Votre présence est-elle indispensable? Cette réunion vous apporte-t-elle une plus-value dans votre travail ? . Si vous sentez que la réunion sera inutile, excusez-vous !
Ce sera autant de temps de gagné…
Les discussions de couloir
Vous vous rendiez d’un bureau au votre, d’un air insuffisamment décidé qui a donné l’occasion à un collègue de s’engager dans une conversation sans fin. Vous regrettez déjà de lui avoir laissé cette opportunité, mais par politesse vous l’écoutez et il vous fera perdre au final vingt précieuses minutes.
Les échanges entre collègues de travail sont utiles et nécessaires, à vous de fixer les moments opportuns. Fixez le moment et la durée. Privilégiez les pauses repas, ou les pauses café. Sachez dire combien vous seriez heureux d’avoir cette discussion ultérieurement et que vous serez disponible à l’heure du repas. Si une discussion s’éternise à la pose café, dites simplement « je m’excuse mais j’ai un dossier à terminer », ou « je suis désolé mais j’ai un rendez-vous » . Personne ne vous en tiendra rigueur.
Les « preneurs de temps »
Vous êtes tranquillement dans votre bureau et Paul débarque, il a besoin d’un conseil sur un travail qu’il vient de réaliser. A peine débarrassé, alors que vous vous êtes replongés dans votre travail, c’est Jacqueline qui surgit car elle compte sur vous pour résoudre son problème du moment. Et ainsi de suite, si bien que sollicités de part et d’autre, vous n’avancez pas et perdez un temps important. Même si ce manège peut-être flatteur, il n’en est pas moins chronophage.
Face à ces « preneurs de temps », vous devez imposer des règles. Par exemple fixez avec vos collaborateurs qu’une porte fermée signifie que vous ne devez pas être interrompu. Cette règle est appliquée en toute réciprocité. S’il s’agit d’un supérieur, faite lui comprendre que le temps qu’il vous prend nuit à votre efficacité et donc à sa rentabilité. Il comprendra vite ou se trouve son intérêt. Aprrenez à dire non quand on vous demande : « Tu as une minute? », « Je peux te demander une faveur? » ou encore « Tu peux me donner ton avis sur …? ». Non,non,et non … Vous y gagnerez un temps considérable.
Le temps d’un trajet
Interminable trajet, que ce soit en train, ou en voiture, autant de temps perdu durant lequel votre travail n’avance pas. De deux à trois heures par jour, parfois même beaucoup plus, ce temps passé dans les transports vous rend fou. Pourtant certains optimisent cette période pour préparer la journée et augmenter leur productivité.
Organisez vos rendez-vous, prenez contact avec les clients du jour, ou travaillez sur votre ordinateur dans le train. Toutes ces actions sont facilement réalisables. Un reportage sur un écrivain en herbe, montrait comment il écrivait tous les jours sur son smartphone pendant ces trajets en métro pour se rendre au boulot. Il mettait le tout en forme par la suite sur un éditeur de texte. De cette activité est né un Best seller. Analysez et regroupez des tâches à faire pendant vos trajets. Ainsi vous vous organiserez pour avoir tout le nécessaire sous la main et de gagner ainsi un temps précieux.
Les tâches répétitives
Un tableau statistique journalier ou mensuel dans lequel il vous faut enregistrer telle ou telle activité. Tâche répétitive par excellence, les informations que vous rapportez finissent par donner un document sans analyse ni adaptation au fil du temps. Vous vous demandez peut-être même si il a bien une utilité quelconque. Si tel est votre cas, ces rapports demandés le plus souvent par votre hiérarchie, vous énervent sûrement au plus haut point de part leur récursivité inéluctable.
Rien ne sert de perdre patience devant ce genre de tâche. Créez-vous les outils nécessaires à une automatisation maximum. Synthétisez le plus possible sans perdre d’information. Utilisez les fonctions avancées des tableurs pour écrire des macros efficaces. Peut-être qu’un autre service rempli aussi le même style de tableau ? Peut-être qu’il est possible de mutualiser certaines actions ?
Voilà quelques pistes, il y en a sûrement d’autres. Mettre le doit sur une tâche chronophage, c’est déjà prendre conscience du problème. S’en suivra une stratégie pour y remédier car l’être humain est ainsi fait qu’il invente des outils pour en faire le moins possible 
Découvrez d’autres articles sur la gestion du temps sur Agrégat-Web.com