Les documents qui circulent dans une entreprise sont nécessaires pour le bon fonctionnement de celle-ci. Le bon de commande ou la facture qui transite par le service comptable, les documents relatifs à la gestion du personnel qui circulent dans l’équipe du même nom contiennent la plupart du temps des informations confidentielles.
Et cela pose problème.
Des documents qui coûtent cher
Ce sont chaque année plusieurs centaines de millions d’euros que les entreprises de tous les secteurs perdent à cause du manque de précaution de la sécurité documentaire. De plus, plus généralement depuis deux décennies, les documents ne sont pas uniquement fixés sur papier mais sont contenus également sur différents supports numériques, ce qui les rend accessibles par d’autres moyens technologiques.
Une étude menée par Coleman Parkes Research présente l’état des lieux de la gestion sécurisée des documents dans différentes entreprises européennes. Selon cette étude, seulement 46% des entreprises liées au secteur financier ont mis en place une vraie politique de rigueur pour la sécurisation de leurs données confidentielles.
33% des institutions publiques déclarent avoir en place une stratégie pour protéger le contenu de leurs documents confidentiels. Ce pourcentage monte à 43% dans le secteur du service et à 48% dans celui du média et de la communication.
49% des dirigeants de ces entités sont d’accord avec le fait d’assurer la sécurisation des documents de travail.
Comment faire aujourd’hui pour protéger la confidentialité des documents quand ceux-ci deviennent obsolètes ?
Archivage et destruction
La législation impose aussi bien aux entreprises qu’aux institutions publiques de conserver leurs documents de travail pendant un certain temps. C’est bien souvent lors du désarchivage que ces documents sont le plus sensibles aux fuites d’informations.
Il existe de nombreux professionnels qui maîtrisent le processus de destruction de documents avec la mise en place d’un parcours sécurisé.
L’intervention peut se faire de deux manières selon deux besoins différents. L’entreprise ou l’institution publique générant beaucoup de documents peut faire appel de manière récurrente à l’une de ces sociétés spécialisées dans la destruction de documents.
Des bacs receveurs ou des containers sécurisés (pour les documents confidentiels) sont disposés à des endroits stratégiques de l’entreprise. Selon un rythme définit en accord entre les deux parties, des collectes sont effectuées à intervalles réguliers. Les documents pris en charge sont convoyés jusqu’à un centre de destruction et de recyclage ICPE.
La mission de destruction peut également être réalisée sur place, à l’aide de camions équipés de broyeurs. Ces machines de destruction mobiles à haut rendement sont très efficaces. Ce type d’intervention « in situ » est plus particulièrement recommandé dans le cadre de destruction de documents à caractère confidentiel.
L’intervention peut aussi être ponctuelle, dans le cas d’un désarchivage avant déménagement d’une entreprise par exemple. L’acheminement en centre ICPE des documents à détruire ou un broyage sur place peuvent être envisagés selon les besoins du client.
Conscientes des enjeux de politique qualité développées par les entreprises, les sociétés spécialistes de la destruction sécurisée de documents fournissent à leurs clients tous les papiers nécessaires pour compléter les dossiers de suivi qualité des déchets. (bordereau suivi de déchets et certificat de destruction CERFA).